Una de las fuentes de estrés más comunes procede de sentirse abrumado por las obligaciones y responsabilidades. La dificultad a la hora de administrar el tiempo y establecer objetivos se traduce en problemas como:

Administración del tiempo

Algunas veces las personas se implican en demasiadas tareas al mismo tiempo, y es frecuente que esto se deba a que se sienten personalmente responsables de todas las cosas y quieren que todo se haga de manera perfecta. Por supuesto, tener demasiadas cosas que hacer produce tensión, presión y preocupación por no conseguir hacerlo todo y, además, hacerlo bien.

Para corregir esta tendencia podemos utilizar las siguientes estrategias:

-     La desorganización es una de las principales fuentes de estrés; por tanto, todo lo que puedas hacer para organizarte mejor reducirá el estrés. Una estrategia puede ser la de programar. Programa, tanto el tiempo de trabajo como el tiempo de ocio, con eficacia.

-     Establece prioridades que pongan de relieve las tareas más importantes y permitan tomar las decisiones en base a esa importancia.

-     Haz horarios más realistas y elimina las tareas de escasa prioridad y las que consideres innecesarias. Reduce las distracciones. Toma medidas para reducir las interrupciones.

-    Planifica tu horario, pero deja siempre un buen espacio entre tareas para cualquier imprevisto que pueda surgir (toma conciencia de que todo no depende de ti).

-    Acorta las reuniones y controla las citas.

-   Retrasa provisionalmente algunas de las tareas menos relevantes. Limita el número de tareas que intentas completar al mismo tiempo.

-  Aprovecha el tiempo del desplazamiento de la casa al trabajo.  Utiliza estrategias de pensamiento realista para analizar de manera objetiva las preocupaciones sobre lo que podría ocurrir si se consigue completar todo a tiempo (reestructuración cognitiva).

-   Haz pausas de 5-10 minutos por cada dos horas de trabajo.

-  No olvides que, para una buena salud mental, es necesario tener algún tiempo para descansar, para no “hacer nada”.

TAREA: Una buena forma de comenzar a administrar tu tiempo puede ser la siguiente:

En base a este estudio, tendrás que tomar decisiones que favorezcan una buena gestión de tu tiempo, y que te permitan trabajar con eficacia y disfrutar de la vida y de los tuyos.

Existen varios principios básicos que te pueden ayudar a distribuir tu tiempo de forma más eficiente:

-        Delegar responsabilidades.

-        Saber decir que no.

-        Adherirse a agendas.

-        Pedir ayuda.

Establecer objetivos y prioridades

Algunas veces, incluso después de usar habilidades de distribución del tiempo, todavía sigue habiendo demasiadas cosas que hacer y no parece haber posibilidad de poder terminarlas todas.

En este caso hay dos opciones:

-        Podrías despertarte y lamentarte por lo estresante que es la vida.

-        Podrías establecer de manera firme algunas prioridades.

Para cualquier día en concreto, haz una lista de todas las cosas que quieres hacer. Después decide lo importante que es completar cada tarea. Para ello valora cada tarea en una de las tres categorías siguientes:

Tareas A, tareas muy prioritarias. Son las tareas que tienes que conseguir hacer ese día sin falta. Algunos días es posible que no tengas ninguna tarea de ese tipo.

Tareas B, tareas importantes, pero que no necesitan realizarse ese día. Serán las tareas más comunes. Si no se hacen, pueden convertirse en algún momento en tareas A.

Tareas C, tareas que necesitan hacerse algún día, pero no son realmente urgentes en ese momento.

Para organizar el día puedes seguir los siguientes pasos:

En primer lugar, registra las tareas que tienes que hacer en momentos concretos, como por ejemplo algunas reuniones, etc. Después empieza con las tareas A, y asígnales períodos de tiempo durante los cuales creas que puedes realizarlas.

Recuerda, sé flexible para prevenir interrupciones inesperadas. Por ejemplo, no programes una tarea A después de otra tarea A, por si sufres una o varias interrupciones. En estos casos, puedes sacrificar una tarea B o C para que la tarea A pueda terminarse, pero no puedes sacrificar otra tarea A.

No olvides dar un margen de tiempo para poder completar una tarea. Reserva tiempo para hechos imprevistos. Después de esto, distribuye las tareas B en algunos de los momentos libres, y de nuevo date el margen suficiente para conseguir hacerlas por completo o parcialmente.

Finalmente, distribuye las tareas C en los huecos restantes de tiempo. No olvides dejar distintos momentos del día para descansar.

Cuando es difícil establecer una planificación tan exhaustiva, otra estrategia para conseguir los objetivos sería hacer una lista con la actividades/tareas A, B y C que quieres hacer durante el día, e ir tachando cada tarea o actividad que consigas terminar al final del día. Recuerda que las tareas A serán prioritarias.

Organización

Algunas de las medidas que podemos tomar para organizarnos mejor son las siguientes:

Y cuando hayas probado todas estas sugerencias, pregúntate: ¿qué es lo que me da mejores resultados?

Bibliografía:

- M. Davis, M. Mckay, E.R. Eshelman. Técnicas de autocontrol emocional. Ediciones Martínez Roca, 2001. Madrid.

- Humbelina Robles Ortega y María Isabel Peralta Ramírez. Programa para el control del estrés. Ediciones Pirámide, 2006. Madrid.

Jesús Mendieta Martínez